قبل از اینکه بخواهیم در مورد پیش دریافت درآمد در اصول حسابداری را توضیح بدهیم باید بدانیم که دوره مالی یا دوره حسابداری به چه معنا است؟ دوره حسابداری سالانه برای یک واحد تجاری را دوره مالی مینامند. که در بیشتر مواقع یک دوره، یک سال محسوب میگردد. و در آن دوره، کلیه فعالیتها به دورههای کوتاه و فصلی تقسیمبندی میشوند که به آن گزارشات میان دوره هم میگویند. البته باید در تنظیم این دوره مالی به نکاتی توجه کرد مثل:
- همه شرکتهای سهامی عام موظف به تهیه گزارشات میان دورهایی سه ماهه است.
- تا زمان تصفیه واحد تجاری، گزارشات تهیه شده جنبه برآوردی دارند.
- عموماً پایان دوره مالی زمانی در نظر گرفته میشود که فعالیت واحد تجاری در پایینترین سطح باشد.
پیش پرداخت چیست؟
زمانی که ما پولی را قبل از دریافت هر نوع کالا یا خدمات به شخص دیگری پرداخت کنیم در اصطلاح آن را پیش پرداخت کردهایم. یعنی اگر قیمت کالایی پانصد هزار (۵۰۰،۰۰۰) ریال باشد و ما قبل از اینکه جنس یا کالا را از فروشنده بگیریم. پول خرید آن را که پنجاه هزار تومان است را دادهایم.
پیش دریافت درآمد چیست؟
در مقابل پیش پرداخت، اصطلاح پیش دریافت درآمد داریم. پیش دریافت درآمد به این معنی است که ما قبل از اینکه کالا یا خدماتی به کسی دیگری ارائه دهیم اول پول کالا یا خدمات را از خریدار دریافت میکنیم. در این موقع است که ما میگوییم بابت کالا یا خدماتی که در آینده میخواهد صورت بگیرد پیش دریافت داشتهایم. به طور مثال زمانی که ما، قبل از اینکه کالا را تحویل دهیم مبلغ دویست هزار (۲۰۰،۰۰۰) ریال بابت کالا بگیریم؛ میگوییم که بیست هزار تومان پیش دریافت داشتهایم.
حسابهای پیش دریافت درآمد و پیش پرداخت با هم چه تفاوتهایی دارند؟
احتمالا با توضیحات که داده شده متوجه شدهاید که حسابهای پیش پرداخت در حسابداری به عنوان دارایی ما حساب میشوند در حالی که حسابهای پیش دریافت درآمد، به عنوان بدهی شناخته میشوند. بنابراین، حسابهای پیش پرداخت با ثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش میبابند و بالعکس آن، حسابهای پیش دریافت درآمد با ثبت بدهکار کاهش و با ثبت بستانکار افزایش مییابند.
اصلاح حساب پیش دریافت درآمد چگونه صورت میگیرد؟
به منظور اجرای اصل “تطابق هزینههای هر دوره مالی” از درآمدهای همان دوره، گروه حسابداران موظفاند تا اطمینان پیدا کنند که در زمان تهیه صورت وضعیت سود و زیان، کلیه درآمدها و هزینههای دوره مالی، در حسابها ثبت شده باشند. که اگر برخی از درآمدها یا هزینههای دوره حسابها ثبت نشده باشد، حسابدار باید ابتدا آن را شناسایی کرده و سپس از طریق ثبتهای مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حسابها را اصلاح کند. که به اینگونه ثبتها در تعاریف حسابداری «ثبتهای اصلاحی» میگویند. از جمله ثبتهای اصلاحی که در پایان دوره مالی ثبت میشوند عبارتاند از:
- اصلاح حساب داراییهایی که مبلغی از آنها در دوره مالی صرف شده مثل: ملزومات، پیش پرداختها و موجودیها.
- اصلاح هزینههای تحقق نیافته.
- اصلاح بدهیهای جاری و پیش دریافتها
- اصلاح هزینههای تحقق یافته پرداخت نشده (عوارض، حق بیمه و حقوق)
نکته:ثبتهای اصلاحی معمولاً در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورتهای مالی انجام میشوند. اما این امکان دارد که مانده برخی از حسابها در طی دوره مالی اصلاح شود.
مثالی برای اصلاح پیش دریافت درآمد:
فرض کنید که فردی یک موسسه آموزشی آموزشگاه کامپیوتر دارد و با سازمانی قرارداد بسته که تا پایان سال ۱۰ نفر از کارکنان آن سازمان را آموزش دهد که در آن نرخ آموزش هر نفر سیصد هزار (۳۰۰،۰۰۰) ریال است و شخص صاحب آموزشگاه کل مبلغ آموزش هر ده نفر کارکنان را در ابتدای قرارداد دریافت کرده باشد. بنابراین، ثبت این نقل و انتقال در دفاتر و اسناد مربوطه به این صورت میباشند. که نقد / بانک، ۳۰۰،۰۰۰هزار ریال و پیش دریافت درآمد،۳۰۰،۰۰۰هزار ریال
با این ثبت شخص برای خود حسابی به نام پیش دریافت درآمد ایجاد کرده که نوعی تعهد یا همان بدهی برای او میباشد. حال اگر تا پایان سال ۵ نفر از کارکنان سازمان را آموزش دهد یعنی نیمی از قرارداد و تعهد و یا بدهی خود را تصفیه کرده است اما نیمی دیگر از تعهدات را نه! بنابراین، ثبت پیش دریافت درآمد صاحب آموزشگاه تغییر کرده و به صورت زیر نوشته میشود.
پیش دریافت درآمد: ۱۵۰،۰۰۰
درآمد حاصل: ۱۵۰،۰۰۰۰
ملزوماتی که در مثال گفته شده وجود دارند عبارت است از:
با توجه به توضیح که در مثال داده شده، ملزومات اجناس مصرفیایی هستند که برای استفاده در عملیات موسسه خریداری میشوند بدون آنکه قصدی برای فروش آنها وجود داشته باشد. در نهایت ملزومات مصرف شده به هزینه تبدیل میشوند ولی در ابتدای قرارداد و در زمان خرید از آنها به عنوان دارایی یاد میشود. از جمله معروفترین و شناختهترین ملزومات این مورد قرارداد میتوان به لوازم تحریر، کاغذ، تمبر، یا موارد بهداشتی مثل صابون، جارو، مواد شوینده و ضدعفونی کننده و یا الزامات فنی نظیر کاغذ سمباده، روغن، الکل و.. اشاره کرد.
نکته: همانطور که گفته شد، صاحب آموزشگاه زمانی که ملزومات و نیازهای ضروری موسسه را تهیه میکند این اجناس خریداری شده به عنوان دارایی حساب میشوند. برای همین است که در ترازنامه (فهرستی از داراییها، بدهیها، و سرمایه یک واحد تجاری در یک سال معین را ترازنامه یا صورت وضعیت مالی میگویند.) آنها را جزء دارایی نشان میدهند. اما نکتهایی که در این مورد وجود دارد این است که ملزومات در طی دوره استفاده میشوند و عموماً در پایان دوره چیزی از آنها باقی نمیماند. به همین خاطر در پایان دوره نمیتوان از آنها به عنوان دارایی یاد کرد.
اصلاح حساب پیش پرداخت چگونه صورت میگیرد؟
پر واضح است که اگر فردی تعریف پیش پرداخت و پیش دریافت درآمد را نداسته باشد. شاید این دو را یکی بداند در حالی که با توجه توضیحات داده شده در بالا؛ اینطور نیست. از جمله معروفترین حسابهای پیش پرداخت میتوان به دو مورد پیش پرداخت بیمه و پیش پرداخت اجاره اشاره کرد. که اصلاح پیش پرداخت اجاره به شرح ذیل میباشد.
فرض کنید که شخصی خانهایی را به مبلغ ۱،۲۰۰،۰۰۰ ریال به صورت سالیانه اجاره کرده است. که در واقع هر ماه باید مبلغ ۱۰۰،۰۰۰ هزار ریال باید بپردازد. حال اگر فردی که خانه را اجاره کرده است در همان ابتدای سال، اجاره یکساله خود را بپردازد. ثبت پیش پرداخت درآمد آن در دفاتر مربوطه به صورت: پیش پرداخت اجاره:۱،۲۰۰،۰۰۰ نقد/بانک: ۱،۲۰۰،۰۰۰ریال میباشد.
حال اگر بعد از دو ماه اجاره نشینی فرد قصد داشته باشد خانه را تحویل دهد برای اصلاح حساب پیش پرداخت خود، باید هزینه اجاره را پرداخت کرده و از حساب پیش پرداخت کسر شود. که نوع ثبت آن در دفاتر به شکل زیر میباشد.
هزینه اجاره (به مدت ۲ ماه): ۲۰۰،۰۰۰ریال
پیش پرداخت اجاره: ۲۰۰،۰۰۰ریال. به این ترتیب در پایان سال حساب پیش پرداخت اجاره برای مستاجر صفر خواهد شد.
حسابها به چند دسته تقسیمبندی میشوند؟
حسابهای دفتر کل (دفتری است که حسابها پس از طبقه بندی به طور جداگانه در آن نگهداری میشود.) از نظر انتقال دادن یا ندادن مانده آنها به سال مالی بعد به سه دسته حسابهای دائمی، حسابهای موقت و حسابهای مختلط دسته بندی میشوند.
حسابهای دائمی:
حسابهای هستند که مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل میشود. حسابهای دائمی شامل داراییها، بدهیها و سرمایه میباشد. البته لازم است بدانیم که به این حسابها، حسابهای ترازنامهای هم میگویند.
حسابهای موقت:
حسابهای هستند که در پایان دوره مالی بسته میشوند. حسابهای موقت شامل حسابهای درآمد و هزینه و برداشت میباشد. که به جزء حساب برداشت، این حسابها را به عنوان حسابهای سود و زیان میشناسند.
حسابهای مختلط:
برخی از حسابها هستند که بخشی از آنها دائمی و بخش دیگری از آن موقت میباشد. این نوع حسابها را حساب مختلط میگویند. برای مثال پیش پرداخت اجاره را به عنوان حساب مختلط میشناسند.
بستن حسابها در اصطلاحات حسابداری به چه معنا است؟
در پایان سال مالی پس از انجام اصلاحات، حسابها یا دائمی هستند یا موقت؛ که حسابهای موقت در پایان سال بسته میشوند. و همینطور در پایان سال مانده تمامی حسابها دائمی در ترازنامه درج و از طریق صدور سند اختامیه به سال بعد منتقل میشود. و حسابهای مختلط نیز به دلیل انجام اصلاحی قسمت دائمی و قسمت موقت در موقع بستن حسابها وجود ندارد.
مشاوره گرفتن از وکیل برای مشکلات پیش دریافت درآمد:
ما گفتیم که پیش دریافت درآمد، مبلغی است که فروشنده قبل از ارائه هر گونه اقدامی بابت کالا یا خدمات از خریدار میگیرد. حال ممکن است که به هر دلیلی، طرفین معامله، حاضر به انجام تعهدات گفته شده در قرارداد نشوند و همین عدم عمل به تعهدات، سبب اختلاف بین طرفین قرارداد شود.
بنابراین، اگر هر یک از آن دو با اصطلاحات و قوانین حسابداری آشنایی نداشته باشد ممکن است حق و حقوق او، توسط طرف دیگر قرارداد تضییع شود. و چه بسا ممکن است هیچ وقت به حق خود هم نرسد. به همین خاطر اگر در همان ابتدا فردی که ادعای حق و حقوق میکند بتواند از یک کارشناس مالیاتی، راهنمایی بگیرد قطعاً میتواند مانع از تضییع مال و دارایی خود در آینده شود.
به قلم محمدرضا شهنانی، مشاور مالی و اقتصادی
